A travers l'analyse du process d'un cas courant, découvrez l'apport de Notalia à la pratique.
Situation actuelle
A l'ouverture du dossier, le clerc établit grâce à des barèmes papier une « prétaxe » approximative, qui peut nettement varier d'une personne à l'autre, au sein de la même étude.
Le clerc instruit le dossier et note (sur son dossier, sur une feuille volante établie par l'étude, au mieux dans le logiciel de rédaction) l'ensemble des démarches effectuées.
Puis il rédige l'acte et dresse la fiche financière de l'opération : prix, frais, prêt, dépôt de garantie, remboursements bancaires, frais de mainlevée… Il lui appartient de n'oublier aucun poste et de les imputer correctement.
Postérieurement à la signature, le clerc dresse l'état des ordres comptables et transfére le tout au service de la comptabilité, pour l'édition des chèques et des reçus.
Le taxateur reprend les documents papier complétés par le clerc afin de taxer les émoluments de formalités. Bien souvent, ce document est incomplet et le taxateur doit demander des précisions au clerc.
Une fois la taxe définitive établie par le taxateur, elle est comparée de facto à la prétaxe approximative du clerc.
Et bien souvent, il y a lieu à régularisation soit par réclamation d'un complément, soit par restitution d'une somme superflue.
Problèmes posés
Prétaxe imprécise, sous- ou sur-gonflée
Risque de sous-taxe de la part du clerc, provision du compte insuffisante, ou au contraire, pré-taxe surévaluée et restitution au client d'une somme importante, qui a été réclamée indûment.
Conflit avec le taxateur au moment de la régularisation de la taxe
Mauvaise image donnée au client
Emoluments de formalités
Clerc peu concerné par l'impact réel des tâches accomplies durant l'instruction du dossier.
Taxateur peu au fait de l'ensemble du travail réalisé par le clerc.
Utilisation par le taxateur d'une « grille de taxe » désuète et perte d'informations entre le clerc instructeur et le taxateur.
D'où taxe incomplète et perte financière sèche pour l'étude
Fiche financière / Ordres et écritures comptables
Fiche réalisée tardivement et non adressée au client préalablement à la signature
Omission de certains éléments et non-correction de la fiche après signature.
Travail fastidieux et délicat pour établir les écritures et ordres comptables : le clerc n'est ni comptable ni taxateur, d'où risque d'erreur important et perte de temps
Solutions apportées par NOTALIA
Prétaxe
Le clerc peut établir seul une prétaxe complète (droits et frais), précise et détaillée
Uniformisation de la réponse donnée au sein de l'étude par utilisation d'un seul et même outil qui a pu faire l'objet d'une personnalisation (les forfaits par défaut ont pu être configurés au préalable par le comptable et le notaire)
D'où image de fiabilité et de sérieux : quelque soit l'interlocuteur, la réponse est la même.
Emoluments
Mise à disposition d'un tableau exhaustif où compléter le nombre de démarches effectuées.
Pas de risque d'erreur : tableau sécurisé, basé sur les strictes prescriptions du CSN
Accès à une documentation fournie et tenue à jour en permanence comme support pédagogique pour les débutants, et comme base de données pour les plus aguerris.
Transmission au taxateur en un seul document synthétique de l'ensemble des formalités à taxer.
Ce document reflète la réalité du travail effectué par le clerc et devant être valorisé.
Pas de perte financière.
Fiche financière, ordres et écritures comptables
Travail sur un document automatisé assurant la gestion des versements antérieurs à la signature, des prêts, des commissions d'agence, des remboursements bancaires, mainlevées, plus-values, séquestre…
Une fois la fiche complétée : édition automatique des écritures et ordres comptables
Uniformité des décomptes transmis au taxateur.
Votre travail quotidien a été repensé, réorganisé afin de gagner en temps et en sécurité, tout en supprimant les interventions évitables et risquées.
Situation actuelle
Problèmes posés
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